Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für die Dokubot UG (haftungsbeschränkt) (im Folgenden "Dokubot") oberste Priorität. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Nachfolgend erfahren Sie, welche Daten wir erheben, zu welchen Zwecken wir diese verarbeiten, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte Ihnen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.

I. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Maximilian Kryschi
Dokubot UG (haftungsbeschränkt)
Palo-Alto-Platz 1-3
69124 Heidelberg
E-Mail: [email protected]

II. Umfang des Datenschutzes

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO), z. B. Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder andere Informationen, die einer Person zugeordnet werden können.

III. Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Dienste

Nutzung der integrierten App: Unsere eingebettete App, betrieben auf einem Heroku-Server in Frankfurt a.M., dient der Erstellung individueller Arztbriefvorlagen auf Basis Ihrer Eingaben. Gemäß unseren Nutzungsbedingungen dürfen Sie keine realen Patienten- oder sonstige personenbezogenen Daten eingeben. Die eingegebenen Parameter werden ausschließlich zur Durchführung der jeweiligen Vorlagen-Erstellung genutzt. Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung Ihrer Eingaben; nach Abschluss des jeweiligen Prozesses werden die verarbeiteten Daten gelöscht.

Rechtsgrundlage: Soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung des angeforderten Dienstes erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Im Übrigen stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Dienstes.

IV. Automatische Datenerhebung bei Webseitenzugriffen (Server-Logfiles)

Bei jedem Besuch unserer Website werden bestimmte technische Daten automatisch erhoben und in Logfiles gespeichert. Diese können beispielsweise das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs, die (anonymisierte) IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Endgeräts und die übertragene Datenmenge umfassen.

Diese Informationen werden ausschließlich zu technischen Zwecken verarbeitet, um die Sicherheit, Stabilität und Funktionsfähigkeit unserer Website zu gewährleisten und ggf. Missbrauchsfälle aufzuklären. Die IP-Adresse wird dabei entweder nicht vollständig gespeichert oder nach kurzer Zeit anonymisiert (z. B. durch Kürzung der letzten Oktette). Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen personenbezogenen Daten oder eine Profilbildung findet nicht statt.

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Sicherstellung des Betriebs, der Sicherheit und der Optimierung unseres Online-Angebots. Die Logfiles werden nach Ablauf angemessener Fristen gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

V. Verwendung von Cookies und ähnlichen Technologien

Unsere eigene Website setzt keine eigenen Cookies ein, die personenbezogene Daten erheben oder Ihr Nutzungsverhalten nachverfolgen. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Cookies.

Bitte beachten Sie, dass von uns genutzte Dienste (z. B. Cloudflare, Heroku) technisch notwendige Cookies oder ähnliche Technologien verwenden können, um Sicherheitsfunktionen, Lastverteilung oder Bereitstellung unseres Angebots zu ermöglichen. Diese Cookies sind in der Regel erforderlich, um die Website und die App sicher und stabil zu betreiben.

VI. Keine Nutzerkonten, keine Registrierung

Für die Nutzung unserer Website und der eingebetteten App ist keine Anmeldung oder Registrierung erforderlich. Wir erheben daher auch keine Anmeldedaten wie Benutzername oder Passwort.

VII. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken lassen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, sofern dafür besondere Gründe vorliegen.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, z. B. in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, über die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse. Um sicherzustellen, dass Auskünfte nur an die berechtigte Person erteilt werden, können wir einen Nachweis Ihrer Identität verlangen.

VIII. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie die von Ihnen übermittelten Inhalte, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Hierfür nutzen wir den Dienst ProtonMail. Informationen zum Datenschutz von ProtonMail finden Sie in deren Datenschutzerklärung.

Die Verarbeitung erfolgt, sofern Ihre Anfrage in Zusammenhang mit einem Vertragsverhältnis oder vorvertraglichen Maßnahmen steht, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In allen anderen Fällen beruht sie auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Anfragen effizient bearbeiten zu können.

IX. Nutzung von Drittanbieterdiensten

Zur Bereitstellung unserer Website und der App nutzen wir folgende Dienste:

Cloudflare (CDN/Sicherheitsdienst):
Anbieter: Cloudflare Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA
Cloudflare dient als Content Delivery Network und DDoS-Schutz für unsere Website. Dabei werden technische Daten (u. a. IP-Adressen) von Cloudflare verarbeitet. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer und effizienter Bereitstellung unseres Angebots).
Heroku (Salesforce) für die App:
Anbieter: Salesforce.com, inc., The Landmark at One Market, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA
Unsere eingebettete App wird auf Heroku (EU-Region, Frankfurt) betrieben. Heroku kann im Rahmen des Betriebs grundlegende technische Informationen verarbeiten, um die Erreichbarkeit und Stabilität unseres Dienstes sicherzustellen. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzrichtlinien von Salesforce (Heroku).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an stabiler und sicherer Bereitstellung unseres Dienstes).

X. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt über HTTPS. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Datensicherheit.

XI. Internationale Datenübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (Drittländer) erfolgt nur unter Beachtung der Vorgaben der DSGVO (Art. 44 ff.), z. B. bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses oder abgeschlossener Standardvertragsklauseln, oder wenn Sie in die Übermittlung ausdrücklich eingewilligt haben.

XII. Aufbewahrung und Löschung von Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Sobald der jeweilige Verarbeitungszweck erreicht ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. aus dem Handels- oder Steuerrecht) entgegenstehen, werden die Daten gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Aufgrund unterschiedlicher Anforderungen (z. B. technische Logdaten, Korrespondenz per E-Mail) können wir hier keine pauschalen Aufbewahrungsfristen nennen. Auf Anfrage geben wir jedoch gerne individuelle Auskünfte zur konkreten Speicherdauer.

XIII. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen oder neue Funktionen unserer Leistungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf unserer Website einsehbar.

Zuletzt aktualisiert: Januar 2025